Spośród wielu funkcji, jakie pełni komunikacja wewnętrzna w organizacji, dwa cele wyłaniają się jako nadrzędne: integracja pracowników oraz wewnętrzny przepływ informacji. Obydwa te działania w tradycyjnym rozumieniu zostały bardzo utrudnione w wyniku pandemii i pracy zdalnej. Jak dziś, po ponad 1,5 roku doświadczeń, wyglądają te procesy w organizacjach i z jakich nowych form działania mogą skorzystać działy HR, by osiągnąć wymienione cele w zmienionych okolicznościach?
Jak zapewnić przepływ informacji
Wewnętrzny przepływ informacji już przed pandemią był mocno wsparty rozwiązaniami digitalowymi, zwłaszcza w dużych organizacjach. Intranet, newslettery czy platformy typu “workplace” wykorzystywano od dłuższego czasu. Dziś jednak ten przepływ informacji ma znacznie większe znaczenie, bo dla wielu pracowników na home office jest jedynym źródłem wiedzy o ich organizacji. Komunikacja wewnętrzna musiała wejść na wyższy poziom – tak w zakresie systematyczności, jak i zbudowania odpowiednich procesów. Nie mieliśmy bowiem szans na żaden przekaz informacji w firmie – zamarł bezpośredni kontakt pracowników twarzą w twarz czy komunikaty w biurze (często wykorzystywane plakaty, spotkania ad-hoc etc). Efektem był brak bieżącej wiedzy o nowych tematach, projektach czy współpracach w różnych zespołach, paraliż przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi częściami organizacji.
Pomocą okazały się nowe formy komunikacji digitalowej. Nowym trendem stała się wewnętrzna TV czy kanały na YT. W komunikacji na linii zarząd-pracownicy bardzo efektywne są także podcasty i webinary. Te nowe formaty, w połączeniu z planowaniem i regularnością działań oraz korzystaniem z nowych platform do komunikacji zespołowej, takich jak MS Teams, Zoom czy narzędzia G Suite, pozwalają zabezpieczyć w nowych okolicznościach ten wartościowy zasób, jakim jest wewnętrzna komunikacja całej organizacji. Stały się także wyrazem troski organizacji o pracowników, co wprost buduje markę pracodawcy.
Jak integrować
Integracja pracowników na odległość rodzi znacznie więcej wyzwań. Ale czas pokazał, że najgorszym wyborem jest brak działań. A nowe koncepty dowiodły swojej skuteczności. Z perspektywy doświadczeń widzimy, że dobrze przygotowany projekt integracyjny może okazać się skuteczny także w kanale online. Przykład? Doroczna gala firmowa z długą i bogatą historią, spotkania lubiane od lat przez rzesze pracowników. W 2020, by nie stracić swojej ciągłości, musiała odbyć się online. Efekt? Ponad 4 godziny wirtualnego eventu bez przerwy, 1200 uczestników bez spadku liczby w trakcie wydarzenia, ponad 500 osób w wirtualnych pokojach na after party. A ponadto – ponad 65 połączeń na żywo, 22 materiały wideo, ponad 2000 komentarzy i zdjęć na czacie wydarzenia, 100+ postów w social mediach, 6 wspólnie przygotowanych jajecznic i ogrom emocji, wrażeń, wzruszeń. Kluczem do sukcesu był w tym przypadku idealnie przygotowany content w połączeniu z odpowiednio zaprojektowaną, budowaną przez cztery miesiące, interaktywną komunikacją online przed wydarzeniem. Rezultat – to kompletny projekt komunikacyjny w digitalu, skierowany do wewnątrz, z eventowym finałem. Nowa forma nie zmieniła siły doświadczenia. W ocenie uczestników był to: „Najlepszy event online”, „To jest chyba najlepsza edycja PA!”, „Najlepsza impreza ever!”
Z kim pracować
Taki efekt nie byłby możliwy bez myślenia o komunikacji wewnętrznej jako o całości. Bez strategicznego podejścia i dopasowanej do niego taktyki, która jest spójna i – dzięki temu – skuteczna. I bez właściwych partnerów, którzy swoją wiedzą i doświadczeniem pomogą znaleźć nowe środki do osiągniecia celów. Takim partnerem są dziś agencje eventowe, od dawna wspierające działy HR w budowaniu marki pracodawcy do wewnątrz. W wyniku pandemii ich rola bardzo wzrosła, ponieważ jako jeden z pierwszych sektorów musiały przeformatować praktycznie całe swoje działania do online i “na głębokiej wodzie”, w przyspieszonym trybie nauczyć się osiągać zamierzone cele nowymi metodami. Na bazie doświadczeń dziś ta wiedza w skondensowanej masie jest właśnie po stronie agencji. Są dzięki temu w stanie doradzić i wspólnie z działem HR wypracować najlepszy koncept, który zrealizuje zamierzenia. Nie musi, a nawet nie powinno to być “przeniesienie” projektu do online. Raczej – ustalenie nowych potrzeb pracowników, właściwe zdefiniowanie celów, a finalnie – dobranie najlepszych narzędzi i kanałów. Agencje eventowe posiadają dziś kompetencje prowadzenia projektów zarówno w realu, jak i w digitalu. Nie kierują się więc kanałem, ale miksują je lub wybierają jeden po analizie, która wskaże, gdzie najlepiej umieścić przekaz. Dobre agencje zaś posiadają w swoich zasobach nie tylko doświadczoną produkcję, ale także kompetencje strategiczne i kreatywne, dlatego potrafią nie tylko wykonać, ale najpierw właściwie zbudować dobry projekt komunikacji wewnętrznej.
Organizacja jako społeczność nowoczesna
Aby tworzyć wizerunek organizacji nowoczesnej, otwartej, opartej o wartości – nie można przespać czasów kryzysu. To właśnie ten moment szczególnie definiuje w pracownikach potrzebę przynależności, wiąże ich z organizacją. W kryzysie nie można zaniedbać działań budujących wartość organizacji, a nawet warto pokusić się o ich weryfikację i rozwój, by nie zostać z podejściem nieadekwatnym do zmian w otoczeniu. Społeczność oparta o wartości, różnorodność, inkluzywność, ekologia – to ważne pojęcia, a praca nad nimi nie może być wstrzymywana w czasach “home office”, bo organizacja na tym straci. Warto więc już dziś sięgnąć po nowe, sprawdzone narzędzia. Dobrzy partnerzy poprowadzą w procesie ich wdrażania.
