W ostatnim czasie coraz więcej aktywności marketingowej i biznesowej przenosimy do digitalu. Szczególnym przykładem są tu eventy online, do rozwoju których przyczyniła się sytuacja, ale wiadomo już, że zagoszczą na stałe w planach marketingowych wielu marek jako wygodne i skuteczne, samodzielne narzędzie. Eventy online są elementem komunikacji live, kierowanej do odbiorcy „tu i teraz”, w czasie rzeczywistym. Jest jednak szczególnie istotne, by w warunkach „wszechogarniającego” digitalu, zalewającego powodzią webinarów, Zoomów i ogólnie pracy zdalnej, pozyskać zainteresowanie i zaangażowanie odbiorcy. Jedną z metod wykorzystywanych przy eventach online jest przenikanie się realu z digitalem w czasie rzeczywistym. A prostym narzędziem służącym między innymi do tego celu może być kreatywna wysyłka giftpacku dla uczestników wydarzenia.
Wysyłane prezenty mogą mieć różny cel i charakter, i tym samym na różnorodne sposoby nawiązywać do toczącego się wydarzenia. Najczęściej rolą wysyłki jest:
– budowanie zainteresowania uczestników przed wydarzeniem („Zarejestruj się, a otrzymasz…”)
– budowanie i podtrzymywanie zaangażowania uczestników w tracie wydarzenia (np. gadżety, z których wspólnie korzystamy podczas spotkania).
Jako agencja znajdująca się w top 3 agencji eventowych w kraju (wg MP Power Awards) oraz na 20. miejscu wśród najlepszych agencji na świecie (wg Eventex500) możemy podzielić się swoim doświadczeniem na polu wysyłek przy konferencjach online.
Ciekawym przykładem jest wysyłka realizowana podczas wydarzenia OLX Know How 2021 dla klientów serwisu OLX Praca w grudniu 2020. OLX Know How 2021 to digitalowa kontynuacja stacjonarnego, dorocznego eventu dla przedstawicieli branży HR. By nie stracić ciągłości projektu, trzeba było zorganizować go w formie wirtualnej. Organizator szukał ciekawego formatu, by naprawdę zaangażować uczestników. Chciał uniknąć powszechnych i mało intrygujących, zdalnych prezentacji. Zdecydowano się na realizację pierwszej, HR-owej, prawdziwej TV śniadaniowej, a ramówkę wydarzenia wypełniły:
– rozmowy z gośćmi w studio (konferencja biznesowa bez ani jednej prezentacji J)
– porady ekspertów
– wizyta gwiazdy
– biznesowe niusy dla branży
– HR-owa „prognoza pogody” dla rynku
– kuchnia z Karolem Okrasą
– ćwiczenia z trenerem personalnym
– premiera raportu OLX o trendach na rynku w formie telewizyjnych newsów
– ogłoszenie wyników konkursu Liderzy Rekrutacji, z relacjami na żywo spod drzwi laureatów w całej Polsce.
500 pierwszych zarejestrowanych gości otrzymało rozbudowane przesyłki kreatywne z rekwizytami, które umożliwiły interakcję z programem na żywo, m.in. gotowanie z gwiazdą i ćwiczenia z trenerem. Były to:
- składniki do przygotowania śniadania z kuskusem – na słono lub słodko (uczestnicy sami wybierali wersję)
- gumy do ćwiczeń razem z trenerem.
Online’owy format w połączeniu z wysyłką giftów powiązanych merytorycznie z tym, co goście widzieli na ekranie, bardzo przypadł im do gustu. OLX Know How 2021 cieszył się większą frekwencją niż wcześniejsze, stacjonarne edycje. Średnia ocena formatu eventu wyniosła aż 4,7/5 pkt., 81,8% badanych oceniło chęć polecenia eventu znajomym na 9 i 10 w skali 10-punktowej, a udział w kolejnej edycji OLX Know How zadeklarowało aż 97,7% ankietowanych. Dzięki bezkompromisowej realizacji konceptu, OLX Know How 2021 zyskał tytuł najlepszej konferencji online na świecie w międzynarodowym konkursie Global Eventex Awards, a także otrzymał nagrody: MP Power Award oraz Golden Arrow jako najlepszy zewnętrzny experiential marketing online w kraju oraz nominację w Złotych Spinaczach 2021.
Kolejnym przykładem e-eventu, o zupełnie odmiennym charakterze była ostatnia edycja People Awards 2020 – dorocznej gali dla pracowników firmy Ringier Axel Springer Polska. Jest to wydarzenie cykliczne, z długą historią, znane, lubiane i wyczekiwane przez pracowników. To event celebracyjny, doceniający osiągnięcia pracowników w danym roku, nagradzający najlepsze projekty, osoby i zespoły. Nie ma tu wystąpień merytorycznych. Jest wspólne świętowanie, docenianie, przeżywanie, integracja. I mnóstwo emocji. Pojęcia naturalnie związane z bezpośrednimi spotkaniami, zaś najtrudniejsze do osiągnięcia w digitalu.
Aby wypracować zainteresowanie i zaangażowanie pracowników tym wydarzeniem, wspólnie z zespołem po stronie klienta postanowiliśmy stworzyć koncept znacznie wykraczający swoim zasięgiem poza jednodniowe wydarzenie. Powstał w efekcie wielomiesięczny projekt komunikacyjny skierowany do wewnątrz, składający się z szeregu różnorodnych konkursów, ankiet, głosowań i innych formatów zachęcających pracowników do zaangażowania się. Dzięki temu gala stała się naprawdę wyczekiwanym wydarzeniem. Zgromadziła przed ekranami komputerów ponad 1000 osób i udało się utrzymać tę frekwencję podczas planowych czterech godzin eventu. Co więcej – połowa z tych osób została po wydarzeniu w wirtualnych pokojach na afterparty i bawiła się wspólnie do 3 nad ranem!
Wydarzeniu towarzyszyła wysyła giftpacków. Ponad 1400 paczek zawierało:
- prosecco/piwo/wino
- słone przekąski
- ciasto
- pasty i krakersy
- zawieszka na drzwi “nie przeszkadzać”, której uczestnicy mogli używać podczas wydarzenia
- list od firmy.
Giftpacki były tu elementem wspierającym wspólną zabawę i celebrowanie, a także budującym zaangażowanie w trakcie spotkania. Ich skład był tak dobrany, by uczestnicy mogli poczuć ducha #razem – czyli hasła przewodniego w komunikacji wewnętrznej firmy.
Jednym ze świeżych przykładów zrealizowanych przez naszą agencję Lively, specjalizującą się w wydarzeniach online, była wysyłka prezentów dla uczestników spotkania organizowanego przez firmę farmaceutyczną Takeda. Virtual Cycle Meeting by Takeda to coroczne spotkanie polskich pracowników firmy, podczas którego dzielą się wspólnie swoimi wizjami rozwoju na najbliższe lata. Był to 2-dniowy event dla 150 osób, z 50-cioma prelegentami z 10 krajów.
W przypadku tego wydarzenia gadżety stanowiły welcome pack dla uczestników, który był częścią procedury rejestracji i w pierwszej kolejności miał za zadanie zachęcić do uczestnictwa. Systematyczne mailingi do potencjalnych uczestników odsłaniały kolejne punkty agendy i zapraszały do rejestracji i odbioru prezentu. Chęć otrzymania konferencyjnej przesyłki zaznaczano w formularzu rejestracyjnym.
Drugą funkcją prezentu było budowanie zaangażowania uczestników. Agenda wydarzenia – poza mocno merytoryczną częścią – zawierała także bloki „power activities”. Dzięki przesłanym wcześniej do uczestników paczkom mogli oni poznać podstawy japońskiej kuchni, a także wykonać serię ćwiczeń wywodzących się z kultury dalekowschodniej.
Skład giftpacku dla uczestników:
- zestaw do samodzielnego przygotowania zupy miso
- guma do ćwiczeń
- list od pani prezes.
Cel wysyłki do uczestników:
– welcome pack, budujący zainteresowanie potencjalnych uczestników, zachęcający do rejestracji,
– kreowanie zaangażowania uczestników podczas eventu, tak by uniknąć spadku ich liczby w trakcie.
Dodatkowo uczestnicy otrzymali po wydarzeniu jeszcze ręcznie składane origami – żurawia, który był symbolem konferencji – oraz statuetki specjalne i podziękowania.
Osobną wysyłką były paczki dla prelegentów zza granicy – “polish boxy” z symbolicznymi upominkami kojarzącymi się z naszą kulturą.
